Seguridad, medidas higiénicas, distancia física y aforo. Gel hidroalcohólico, guantes, mascarillas, controles de temperatura… Imaginar eventos presenciales a corto y medio plazo, en estos momentos, plantea un mar de dudas. La crisis sanitaria y económica que genera la COVID-19 hace que no sea fácil escribir la escaleta del sector.
Sin duda, los eventos volverán adaptados a las normativas y protocolos, que todavía se están dibujando y, aunque a priori, parezca difícil se logrará. No será esta la primera vez en que aparezcan nuevas normas y haya que adaptarse. ¿Recuerdas cuando se prohibió fumar? para muchos pareció un problemón y, sin embargo, se hacen eventos libres de humo. Ahora se plantean difíciles y grandes retos a los que hacer frente. De nuevo toca adaptarse, al menos, temporalmente.
Hace dos meses, en cuestión de horas, se vaciaron las oficinas y el teletrabajo llegó de sopetón…desde entonces vivimos todos improvisando y adaptándonos, según la situación global va variando. Y así, en este momento de confusión y desconcierto, ha sido como los eventos virtuales se han abierto camino y, dadas las circunstancias, van a ser más habituales a partir de ahora.
LOS EVENTOS VIRTUALES
A la hora de organizar un evento no va a influir solo la variable de la salud pública, también la económica; dependerá de cuan afectadas queden las empresas. Si hasta ahora veíamos como algunas marcas creaban un formato de evento que replicaban en diferentes ciudades, quizás ahora se celebre uno de forma física en un solo punto geográfico y se haga de forma virtual para el resto (eventos híbridos, que les llaman algunos).
Y, como todo parece indicar que los eventos virtuales nos van a acompañar durante un tiempo, no está demás tener en cuenta que hay empresas que ya han creado gamificación para animarlos e incluso se ha ideado el team building virtual.
Poco se habla de las escenografías y decoración en los eventos virtuales. Tampoco voy a ser yo quien haga aquí una master class, pero sí dejo algunas ideas a tener en cuenta por obvias que parezcan:
No vale cualquier fondo ni cualquier etiqueta a la hora de vestir. Hay que recordar que todo comunica, así que, mejor no descuidar los detalles. Fíjate en la televisión, la experta por excelencia en retransmitir desde hace años para todo el mundo, cuida las escenografías, los decorados, la puesta en escena así que ¿por qué no aprender de ella?

IMAGINANDO LOS EVENTOS PRESENCIALES
En medio de toda la incertidumbre, si algo está claro es que los eventos deberán cumplir la normativa del lugar donde se celebren y adaptarse a la fase en la que el destino esté…todo indica que habrá rebrotes del virus, así que, lo que sirva para un lugar puede no servir para otro, incluso lo que sea válido para un mes puede que no lo sea para otro. ¡El famoso plan B en los eventos va a estar más vivo que nunca!
Vista la evolución de la pandemia y todos los daños colaterales que va dejando, la crisis económica deja de ser un posible escenario para ser ya un escenario real- ahora falta ver hasta dónde llega el descalabro-. Esto, sumado a los requerimientos sanitarios y el posible miedo, hará que se reduzca el número de eventos y el número de asistentes.
A partir de aquí, agencias, proveedores, espacios, clientes y asistentes tendrán que pensar en un montón de cosas y detalles que hasta ahora no tenían en cuenta. La distancia física se ha convertido en un requerimiento que se pide cumplir en tiendas, trabajos…y que se pedirá en los eventos, al menos en los primeros que vean la luz. Seguramente sea el gran reto.
Habrá que diseñar la distribución en los espacios para mantener la distancia mínima de seguridad, y cosas tan comunes como las acreditaciones físicas, los regalos a los invitados, los pases de micro en las salas, el intercambio de tarjetas, los apretones de mano…son algunas de las cosas a replantear en los eventos post Covid-19. Deberemos olvidar por un tiempo las barras libres, los buffets y cócteles pasados para dar paso a la comida servida en mesas.
Se habla de extremar las condiciones de higiene en los procesos de los proveedores y en los espacios. Disponer de controladores de temperatura corporal, distribuidores de hidrogel, señalética para indicar estos puntos, así como para informar que el espacio ha sido desinfectado. Este tipo de señalización puede dar una mayor confianza y seguridad a los invitados. Habrá que tener en cuenta que los momentos de limpieza extra pueden afectar al programa. Si durante los descansos en una conferencia debe entrar el personal de limpieza a la sala hay que preverlo para que no suponga retrasos.
Si antes decía que seguramente el gran reto para los eventos sea la distancia física que se nos pide, la gran incógnita es ¿cuándo volverán los eventos? sabemos que los primeros serán los locales, los pequeños, los que se hagan al aire libre… pero no hay fechas, solo suposiciones, esperanza y deseos.
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